Result Columns
Define what data appears in your search results using columns, joins, and summaries.
Column Basics
RESULT COLUMN STRUCTURE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RESULTS TAB - COLUMNS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Field │ Summary │ Function │ Sort │ Custom Label │
│ ───────────────────┼─────────┼──────────┼──────┼──────────────────────────│
│ Date │ │ │ ▲ 1 │ Order Date │
│ Document Number │ │ │ │ Doc # │
│ Name │ │ │ │ Customer │
│ Amount │ │ │ │ Total │
│ Status │ │ │ │ │
│ │
│ [+ Add Column] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Column Properties:
┌────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Field │ The data field to display │
│ Summary │ GROUP, SUM, COUNT, AVG, MIN, MAX (optional) │
│ Function │ Date/time formatting functions │
│ Sort │ Sort order (ascending ▲ or descending ▼) │
│ Custom Label │ Override the default column header │
└────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────────┘
Adding Columns
Standard Fields
Select fields directly from the record type.
STANDARD FIELD COLUMNS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Transaction Search - Common Fields:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Date Transaction date │
│ Document Number Transaction number (SO-1234) │
│ Name Entity name (customer/vendor) │
│ Amount Transaction total │
│ Status Transaction status │
│ Memo Transaction memo │
│ Type Transaction type │
│ Created From Source transaction │
│ Internal ID NetSuite internal ID │
│ External ID External system ID │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Customer Search - Common Fields:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Company Name Customer company name │
│ Email Primary email │
│ Phone Primary phone │
│ Sales Rep Assigned sales representative │
│ Category Customer category │
│ Balance Open AR balance │
│ Credit Limit Credit limit amount │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Item Search - Common Fields:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Name/Number Item ID/SKU │
│ Display Name Item display name │
│ Type Item type │
│ Base Price Standard price │
│ Cost Item cost │
│ Quantity On Hand Current inventory │
│ Quantity Available Available to sell │
│ Reorder Point Reorder threshold │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Joined Fields
Access related record data using joins.
JOINED FIELDS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
In a Transaction search, join to related records:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ TRANSACTION │
│ ↓ │
│ ┌──────────────────────────┴──────────────────────────┐ │
│ │ │ │ │
│ ▼ ▼ ▼ │
│ ┌────────────┐ ┌────────────┐ ┌────────────┐ │
│ │ Customer │ │ Item │ │ Created │ │
│ │ Join │ │ Join │ │ From │ │
│ └────────────┘ └────────────┘ └────────────┘ │
│ • Email • Category • Document # │
│ • Phone • Vendor • Date │
│ • Sales Rep • Class • Amount │
│ • Terms • Location • Status │
│ • Credit Limit • Cost │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
How to Add Joined Fields
- In Results tab, click Add Column
- Find the field you want
- In the Join dropdown, select the related record
JOINED FIELD EXAMPLE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Scenario: Show customer email in transaction search
Field Selection:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Field: Email │
│ Join: Customer... ▼ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Result: Customer's email address appears in search results │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Search Results:
┌──────────┬──────────────────────┬───────────┬────────────────────────────────┐
│ SO # │ Customer │ Amount │ Customer Email │
├──────────┼──────────────────────┼───────────┼────────────────────────────────┤
│ SO-1234 │ Acme Corporation │ $45,000 │ orders@acme.com │
│ SO-1235 │ Global Industries │ $28,500 │ purchasing@global.com │
└──────────┴──────────────────────┴───────────┴────────────────────────────────┘
Common Joins by Search Type
| Search Type | Available Joins |
|---|---|
| Transaction | Customer, Vendor, Item, Employee, Created From, Applied To |
| Customer | Sales Rep, Parent, Subsidiary, Contact |
| Item | Vendor, Parent, Subsidiary |
| Vendor | Subsidiary, Contact |
Summary Functions
Create grouped/aggregated searches.
SUMMARY TYPES
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ GROUP │ Group results by this column (like SQL GROUP BY) │
│ │ Required for summary searches │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ COUNT │ Count of records │
│ │ Usually applied to Internal ID │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ SUM │ Sum of numeric values │
│ │ Use for: Totals (Amount, Quantity) │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ AVG │ Average of numeric values │
│ │ Use for: Average order size, price │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ MIN │ Minimum value │
│ │ Use for: First date, lowest amount │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ MAX │ Maximum value │
│ │ Use for: Latest date, highest amount │
└────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────┘
Summary Search Example
SUMMARY SEARCH: SALES BY CUSTOMER
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Columns Configuration:
┌────────────────────┬──────────┬───────────────────────────────────────────────┐
│ Field │ Summary │ Purpose │
├────────────────────┼──────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│ Name │ GROUP │ One row per customer │
│ Internal ID │ COUNT │ Count of transactions │
│ Amount │ SUM │ Total sales amount │
│ Amount │ AVG │ Average transaction size │
│ Date │ MIN │ First transaction date │
│ Date │ MAX │ Most recent transaction │
└────────────────────┴──────────┴───────────────────────────────────────────────┘
Results:
┌──────────────────────┬───────┬────────────┬──────────┬────────────┬────────────┐
│ Customer │ Count │ Total │ Avg │ First Date │ Last Date │
├──────────────────────┼───────┼────────────┼──────────┼────────────┼────────────┤
│ Acme Corporation │ 45 │ $892,500 │ $19,833 │ 01/15/2024 │ 12/20/2024 │
│ Global Industries │ 32 │ $678,300 │ $21,197 │ 02/01/2024 │ 12/18/2024 │
│ TechStart Inc │ 28 │ $534,200 │ $19,078 │ 03/05/2024 │ 12/15/2024 │
└──────────────────────┴───────┴────────────┴──────────┴────────────┴────────────┘
Multiple GROUP Columns
MULTI-LEVEL GROUPING
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Group by Customer AND Month:
Columns:
┌────────────────────┬──────────┐
│ Name │ GROUP │
│ Date (Month) │ GROUP │ ← Use Function to extract month
│ Amount │ SUM │
└────────────────────┴──────────┘
Results:
┌──────────────────────┬───────────┬────────────┐
│ Customer │ Month │ Total │
├──────────────────────┼───────────┼────────────┤
│ Acme Corporation │ Oct 2024 │ $125,000 │
│ Acme Corporation │ Nov 2024 │ $142,000 │
│ Acme Corporation │ Dec 2024 │ $168,000 │
│ Global Industries │ Oct 2024 │ $98,000 │
│ Global Industries │ Nov 2024 │ $87,000 │
│ Global Industries │ Dec 2024 │ $112,000 │
└──────────────────────┴───────────┴────────────┘
Date Functions
Extract date components for grouping.
DATE FUNCTIONS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Function │ Result │
├────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Day of Month │ 1-31 │
│ Day of Week │ Sunday, Monday, etc. │
│ Day of Year │ 1-366 │
│ Week of Year │ 1-52 │
│ Month │ January, February, etc. │
│ Month of Year │ January 2024, February 2024, etc. │
│ Quarter │ Q1, Q2, Q3, Q4 │
│ Year │ 2023, 2024, etc. │
│ Fiscal Period │ Based on accounting calendar │
│ Fiscal Year │ Based on accounting calendar │
└────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┘
Example: Group sales by month
┌────────────────────┬──────────┬──────────────────┐
│ Field │ Summary │ Function │
├────────────────────┼──────────┼──────────────────┤
│ Date │ GROUP │ Month of Year │
│ Amount │ SUM │ │
└────────────────────┴──────────┴──────────────────┘
Sorting
Control the order of results.
SORT OPTIONS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Sort Column │
├────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Sort Order │ ▲ Ascending (A-Z, 1-9, oldest-newest) │
│ │ ▼ Descending (Z-A, 9-1, newest-oldest) │
├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Sort Priority │ 1, 2, 3... (for multi-column sorting) │
└────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘
Multi-Column Sort Example:
┌────────────────────┬───────────┬────────────┐
│ Field │ Sort │ Priority │
├────────────────────┼───────────┼────────────┤
│ Customer │ ▲ Asc │ 1 │ ← First by customer A-Z
│ Date │ ▼ Desc │ 2 │ ← Then by date newest first
└────────────────────┴───────────┴────────────┘
Results:
Acme Corporation 12/20/2024
Acme Corporation 12/15/2024
Acme Corporation 12/10/2024
Global Industries 12/18/2024
Global Industries 12/12/2024
Custom Labels
Override default column headers.
CUSTOM LABELS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌────────────────────┬────────────────────┐
│ Default Field Name │ Custom Label │
├────────────────────┼────────────────────┤
│ Document Number │ Order # │
│ Name │ Customer │
│ Date │ Order Date │
│ Amount │ Order Total │
│ formulanumeric │ Days Outstanding │
│ Amount (SUM) │ Total Sales │
└────────────────────┴────────────────────┘
Before Custom Labels:
┌─────────────────┬───────────────────┬────────────┬────────────┐
│ Document Number │ Name │ Date │ Amount │
├─────────────────┼───────────────────┼────────────┼────────────┤
After Custom Labels:
┌─────────────────┬───────────────────┬────────────┬────────────┐
│ Order # │ Customer │ Order Date │ Order Total│
├─────────────────┼───────────────────┼────────────┼────────────┤
Column Order
Drag columns to reorder, or use the order indicators.
COLUMN ORDER
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
In the Results tab, columns display left-to-right in the order listed.
Drag to Reorder:
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ☰ Date │
│ ☰ Document Number ← Drag handle │
│ ☰ Customer │
│ ☰ Amount │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Result Display Order:
┌────────────┬──────────────────┬──────────────────────┬───────────┐
│ Date │ Document Number │ Customer │ Amount │
├────────────┼──────────────────┼──────────────────────┼───────────┤
│ 1st column │ 2nd column │ 3rd column │ 4th column│
└────────────┴──────────────────┴──────────────────────┴───────────┘
Column Display Tips
COLUMN BEST PRACTICES
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
DO:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ Include only necessary columns (performance) │
│ ✓ Use custom labels for clarity │
│ ✓ Put most important columns first │
│ ✓ Include ID column if results link to records │
│ ✓ Sort by most relevant column by default │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
AVOID:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✗ Adding columns "just in case" │
│ ✗ Duplicate columns without purpose │
│ ✗ Long memo/text columns that wrap │
│ ✗ Forgetting to label formula columns │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
COLUMN LIMITS:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Maximum columns per search: No hard limit, but ~50+ affects performance │
│ Recommended: 10-15 columns for most searches │
│ For large exports: Add more columns as needed │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Next Steps
| Goal | Go To |
|---|---|
| Add formula calculations | Formulas → |
| Set up alerts and highlighting | Advanced Features → |
| Return to overview | Saved Search Overview → |