Creating Saved Searches
Learn how to create effective saved searches from start to finish.
Access Saved Searches
Navigation: Lists → Search → Saved Searches
SAVED SEARCH LIST
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ [New] [Import] [Export] Search: [___________] [Find] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ☐ │ Title │ Type │ Owner │ Modified │
│ ──┼──────────────────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────────│
│ ☐ │ Open Sales Orders │ Transaction │ Admin │ 12/20/2024 │
│ ☐ │ Customers by Region │ Customer │ Admin │ 12/15/2024 │
│ ☐ │ Low Stock Items │ Item │ Admin │ 12/10/2024 │
│ ☐ │ Pending Approvals │ Transaction │ Admin │ 12/05/2024 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Actions: Edit | View | Run | Results URL | Duplicate | Delete
Step 1: Choose Search Type
Click New and select the record type to search.
SELECT SEARCH TYPE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Common Search Types: │
│ │
│ TRANSACTIONS │
│ ├── Transaction (all types combined) │
│ ├── Sales Order │
│ ├── Invoice │
│ ├── Purchase Order │
│ ├── Bill │
│ └── Journal Entry │
│ │
│ ENTITIES │
│ ├── Customer │
│ ├── Vendor │
│ ├── Employee │
│ └── Contact │
│ │
│ ITEMS │
│ ├── Item (all types) │
│ ├── Inventory Item │
│ └── Service Item │
│ │
│ OTHER │
│ ├── Activity (Tasks, Events) │
│ ├── Case │
│ └── Custom Record Types │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
TIP: Choose "Transaction" to search across multiple transaction types
Choose a specific type for type-specific fields and faster performance
Step 2: Basic Information
SEARCH SETTINGS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Search Title: Open Sales Orders Pending Fulfillment │
│ ───────────────────────────────────── │
│ Clear, descriptive name │
│ │
│ ID: customsearch_open_so_pending (auto-generated from title) │
│ ───────────────────────────── │
│ Used in scripts and SDF │
│ │
│ Owner: Administrator ▼ │
│ ──────────────── │
│ Controls edit permissions │
│ │
│ ☑ Public Available to all roles (overridden by Audience tab) │
│ │
│ ☑ Available as CSV Export │
│ ☐ Available as List View │
│ ☐ Available as RSS Feed │
│ ☐ Available for Reminders │
│ ☐ Available as Report │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Naming Best Practices
| Good Name | Why It's Good |
|---|---|
| Open Sales Orders - Pending Fulfillment | Describes status and type |
| AR Aging - 90+ Days | Specific metric included |
| Low Stock Alert - Below Reorder | Purpose is clear |
| Customer Sales YTD by Region | Summarizes what's shown |
| Bad Name | Why It's Bad |
|---|---|
| My Search | Not descriptive |
| Test | No purpose indicated |
| Sales | Too vague |
| John's Report | Doesn't describe content |
Step 3: Define Criteria (Filters)
The Criteria tab defines which records to include.
CRITERIA TAB
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ STANDARD FILTERS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Pre-built filters for the record type │
│ │
│ ┌─ Filter ────────────┬─ Description ──────┬─ Value ──────────────────────┐│
│ │ Type │ Type │ is any of [Sales Order ▼] ││
│ │ Main Line │ Main Line │ is [Yes ▼] ││
│ │ Status │ Status │ is any of [Pending Fulf. ▼] ││
│ │ Date │ Date │ is within [This Month ▼] ││
│ └─────────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────┘│
│ │
│ [+ Add Filter] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ USE EXPRESSIONS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ For complex AND/OR logic: │
│ │
│ ☑ Use Expressions │
│ │
│ Formula: ( 1 AND 2 ) OR ( 3 AND 4 ) │
│ │
│ Where: │
│ 1 = Type is Sales Order │
│ 2 = Status is Pending Fulfillment │
│ 3 = Type is Invoice │
│ 4 = Status is Open │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Understanding Main Line Filter
MAIN LINE EXPLAINED
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Transaction record structure:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Main Line (Header) │ mainline = T │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Document #: INV-1234 │
│ Customer: Acme Corp │
│ Date: 12/20/2024 │
│ Total: $5,000 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Line Items │ mainline = F │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Line 1: Widget A - $2,000 │
│ Line 2: Widget B - $3,000 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
When to use Main Line filter:
┌────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐
│ Main Line = Yes │ One row per transaction (header level) │
├────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│ Main Line = No │ One row per line item (detail level) │
├────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│ No Main Line filter │ Both header and line rows (duplicate totals!) │
└────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┘
⚠️ WARNING: Not setting Main Line filter causes data duplication!
Step 4: Select Result Columns
The Results tab defines what data to display.
RESULTS TAB
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ COLUMNS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ Field │ Summary │ Function │ Sort │ Label │
│ ───────────────────────┼─────────┼──────────┼──────┼──────────────────────│
│ Date │ │ │ ▲ 1 │ Order Date │
│ Document Number │ │ │ │ SO # │
│ Name (Customer) │ │ │ │ Customer │
│ Amount │ │ │ │ Total │
│ Status │ │ │ │ Status │
│ Days Open (Formula) │ │ │ │ Days Open │
│ │
│ [+ Add Column] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Available Column Types:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Regular Fields │ Standard record fields │
│ Joined Fields │ Fields from related records │
│ Formula Fields │ Calculated values using formulas │
│ Summary Fields │ Aggregated values (SUM, COUNT, etc.) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Adding Joined Fields
JOINED FIELDS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Access related record fields using joins:
Transaction Search:
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Field │ Join │ Result │
├──────────────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────────┤
│ Email │ Customer... │ Customer's email │
│ Sales Rep │ Customer... │ Customer's sales rep │
│ Category │ Item... │ Item category │
│ Preferred Vendor │ Item... │ Item's preferred vendor │
│ Subsidiary │ Created From... │ Source transaction sub │
└──────────────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────────┘
Example: Get customer email in transaction search
Field: Email
Join: Customer...
Result Column: Shows customer's email address
Step 5: Set Audience
Control who can access the search.
AUDIENCE TAB
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ AUDIENCE │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ ○ All Roles │
│ ● Select Roles: │
│ │
│ ☑ Administrator │
│ ☑ Sales Manager │
│ ☑ Sales Representative │
│ ☐ A/R Clerk │
│ ☐ A/P Clerk │
│ ☐ Warehouse Manager │
│ │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ EMPLOYEES/PARTNERS │
│ │
│ ○ All Employees/Partners │
│ ● Select: │
│ [Add Employee/Partner] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 6: Save and Run
SAVE OPTIONS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ [Preview] Test the search without saving │
│ │
│ [Save] Save and return to list │
│ │
│ [Save & Run] Save and view results immediately │
│ │
│ [Cancel] Discard changes │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Complete Example: Open Orders Search
Scenario
Create a search showing all open sales orders pending fulfillment, sorted by date.
Configuration
EXAMPLE: OPEN SALES ORDERS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
BASIC INFO:
Title: Open Sales Orders - Pending Fulfillment
ID: customsearch_open_so_pend_fulfill
Public: Yes
CRITERIA:
┌────────────────────┬────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│ Filter │ Operator │ Value │
├────────────────────┼────────────────────┼──────────────────────────────────┤
│ Type │ is any of │ Sales Order │
│ Main Line │ is │ Yes │
│ Status │ is any of │ Sales Order:Pending Fulfillment │
│ Date │ is on or after │ 90 days ago │
└────────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────────┘
RESULTS:
┌────────────────────┬──────────┬──────────┬───────────────────────────────────┐
│ Field │ Sort │ Label │ Notes │
├────────────────────┼──────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤
│ Date │ Desc │ Date │ Most recent first │
│ Document Number │ │ SO # │ │
│ Name │ │ Customer │ │
│ Amount │ │ Total │ │
│ Memo │ │ Notes │ │
│ Formula (Numeric) │ │ Days Old │ {today} - {trandate} │
└────────────────────┴──────────┴──────────┴───────────────────────────────────┘
RESULT:
┌────────────┬──────────┬──────────────────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ Date │ SO # │ Customer │ Total │ Notes │ Days Old │
├────────────┼──────────┼──────────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ 12/20/2024 │ SO-1245 │ Acme Corporation │ $45,000 │ Rush │ 5 │
│ 12/18/2024 │ SO-1238 │ Global Industries │ $28,500 │ │ 7 │
│ 12/15/2024 │ SO-1231 │ TechStart Inc │ $15,200 │ Hold │ 10 │
│ 12/10/2024 │ SO-1224 │ MegaCorp Ltd │ $8,900 │ │ 15 │
└────────────┴──────────┴──────────────────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
Search Result Actions
RESULT PAGE OPTIONS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ [Edit] [New] [Print] [Export] Results: 1-25 of 156 [< Prev] [Next >] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
Export Options:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ [CSV] Download as comma-separated values (Excel compatible) │
│ [PDF] Generate formatted PDF document │
│ [Print] Browser print dialog │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Row Actions:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Click row → View record │
│ Checkbox → Select for bulk actions │
│ Column header → Sort by that column │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Duplicating Searches
To create a similar search quickly:
- Go to Lists → Search → Saved Searches
- Find the search to copy
- Click Duplicate
- Modify the copy as needed
- Save with a new name
DUPLICATE SEARCH
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Original: Open Sales Orders - Pending Fulfillment
↓ Duplicate
Copy: Open Sales Orders - Partially Fulfilled
Changes needed:
• Update Title and ID
• Change Status filter value
• Adjust audience if needed
Next Steps
| Goal | Go To |
|---|---|
| Learn filter operators | Filters & Operators → |
| Configure result columns | Result Columns → |
| Add formula calculations | Formulas → |
| Set up alerts | Advanced Features → |