Advanced Features
Enhance saved searches with conditional highlighting, email alerts, and scheduled delivery.
Row Highlighting
Add conditional formatting to highlight rows based on criteria.
HIGHLIGHTING TAB
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ HIGHLIGHTING RULES │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Rule 1: High Value Orders │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ When: Amount is greater than 50,000 │ │
│ │ Apply: Background Color [■ Yellow] Text [Bold] │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Rule 2: Overdue Items │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ When: Due Date is before today │ │
│ │ Apply: Background Color [■ Red] Text [Bold + White] │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Rule 3: VIP Customers │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ When: Customer Category is VIP │ │
│ │ Apply: Background Color [■ Green] Text [Bold] │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [+ Add Highlighting Rule] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Highlighting Rule Configuration
HIGHLIGHTING RULE OPTIONS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Condition (When):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Field │ Any field available in the search │
│ Operator │ is, is not, greater than, less than, etc. │
│ Value │ The comparison value │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Formatting (Apply):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Background Color │ Row background (choose from palette) │
│ Text Color │ Text color (auto-adjusts for readability) │
│ Bold │ ☑ Make text bold │
│ Italic │ ☑ Make text italic │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Multiple Rules:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Rules are evaluated in order (first match wins) │
│ A row can only have one highlight applied │
│ Order rules by priority (most important first) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Common Highlighting Scenarios
HIGHLIGHTING EXAMPLES
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
AR Aging Search - Highlight by Age:
┌───────────────┬────────────────────────────────────────┬────────────────────┐
│ Priority │ Condition │ Format │
├───────────────┼────────────────────────────────────────┼────────────────────┤
│ 1 │ Days Overdue > 90 │ Red background │
│ 2 │ Days Overdue > 60 │ Orange background │
│ 3 │ Days Overdue > 30 │ Yellow background │
│ 4 │ Days Overdue <= 0 │ Green background │
└───────────────┴────────────────────────────────────────┴────────────────────┘
Inventory Search - Highlight Low Stock:
┌───────────────┬────────────────────────────────────────┬────────────────────┐
│ Priority │ Condition │ Format │
├───────────────┼────────────────────────────────────────┼────────────────────┤
│ 1 │ Quantity On Hand < Safety Stock │ Red + Bold │
│ 2 │ Quantity On Hand < Reorder Point │ Yellow │
└───────────────┴────────────────────────────────────────┴────────────────────┘
Sales Orders - Highlight Priority:
┌───────────────┬────────────────────────────────────────┬────────────────────┐
│ Priority │ Condition │ Format │
├───────────────┼────────────────────────────────────────┼────────────────────┤
│ 1 │ Custom Field "Rush" is Yes │ Red + Bold │
│ 2 │ Amount > 100,000 │ Blue background │
│ 3 │ Ship Date is today │ Yellow │
└───────────────┴────────────────────────────────────────┴────────────────────┘
Email Delivery
Schedule automatic email delivery of search results.
EMAIL TAB
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ EMAIL SETTINGS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ☑ Send Email │
│ │
│ Recipients: │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Specific Recipients: │ │
│ │ [✓] John Smith (jsmith@company.com) │ │
│ │ [✓] Jane Doe (jdoe@company.com) │ │
│ │ [Add Recipient] │ │
│ ├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │
│ │ ☐ Include All Roles with Access │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Schedule: │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Frequency: [Daily ▼] │ │
│ │ Time: [7:00 AM ▼] │ │
│ │ Day: [Every Day ▼] (for weekly/monthly) │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Format: │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ○ HTML (formatted table in email body) │ │
│ │ ● CSV Attachment │ │
│ │ ○ PDF Attachment │ │
│ │ ○ Excel Attachment │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Subject: [Open Sales Orders Report - {date} ] │
│ │
│ Body: │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Please find attached the daily Open Sales Orders report. │ │
│ │ │ │
│ │ Total Records: {count} │ │
│ │ Generated: {datetime} │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Schedule Options
| Frequency | Options |
|---|---|
| Daily | Time only |
| Weekly | Day of week + Time |
| Monthly | Day of month + Time |
| Quarterly | First day of quarter |
| Annually | Specific date |
Search Alerts
Get notified when search returns results matching conditions.
ALERT TAB
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ALERT SETTINGS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ☑ Send Alert │
│ │
│ Alert Condition: │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Send alert when search returns [any results ▼] │ │
│ │ │ │
│ │ Options: │ │
│ │ • any results (results exist) │ │
│ │ • no results (zero results) │ │
│ │ • new results (new records since last run) │ │
│ │ • changed results (records have changed) │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Alert Frequency: │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Check every: [1 Hour ▼] │ │
│ │ │ │
│ │ Options: 15 min, 30 min, 1 hour, 4 hours, Daily, Weekly │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Recipients: (same as Email tab) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Alert Use Cases
ALERT EXAMPLES
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Low Stock Alert:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Search: Items where Quantity < Reorder Point │
│ Alert: Send when any results │
│ Frequency: Every 4 hours │
│ Recipients: Purchasing team │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Overdue Invoice Alert:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Search: Open invoices where Due Date < Today │
│ Alert: Send when new results (newly overdue) │
│ Frequency: Daily at 8:00 AM │
│ Recipients: Collections team │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
High-Value Order Alert:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Search: Sales Orders where Amount > 100,000 │
│ Alert: Send when new results │
│ Frequency: Every 15 minutes │
│ Recipients: Sales Manager │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Approval Queue Alert:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Search: Transactions with Status = Pending Approval │
│ Alert: Send when any results │
│ Frequency: Every hour │
│ Recipients: Approvers │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dashboard Portlets
Display saved search results on dashboards.
PORTLET SETUP
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Step 1: Enable portlet availability
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ In Saved Search setup: │
│ ☑ Available as Dashboard Portlet │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 2: Add to Dashboard
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Home → Personalize Dashboard → Add Portlet │
│ │
│ Portlet Type: Custom Search │
│ Search: [Select your saved search] │
│ Size: [Standard / Tall / Extra Tall] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dashboard Display:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ │
│ ║ Open Sales Orders [⟳ Refresh] ║ │
│ ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════╣ │
│ ║ ║ │
│ ║ SO # │ Customer │ Amount │ Status ║ │
│ ║ ───────────┼──────────────────┼───────────┼────────────────────── ║ │
│ ║ SO-1245 │ Acme Corp │ $45,000 │ Pending Fulfillment ║ │
│ ║ SO-1238 │ Global Ind │ $28,500 │ Pending Approval ║ │
│ ║ SO-1231 │ TechStart │ $15,200 │ Pending Fulfillment ║ │
│ ║ ║ │
│ ║ [View All Results →] ║ │
│ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
KPI Portlets
Create summary KPI displays from saved searches.
KPI PORTLET
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Summary Search Configuration:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Columns with Summary Type: │
│ Internal ID → COUNT (number of records) │
│ Amount → SUM (total value) │
│ Amount → AVG (average value) │
│ │
│ No GROUP columns = single row result (perfect for KPI) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dashboard KPI Display:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ │
│ │ OPEN ORDERS │ │ PENDING VALUE │ │ AVG ORDER │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ 156 │ │ $2,450,000 │ │ $15,705 │ │
│ │ ▲ 12% │ │ ▲ 8% │ │ ▼ 3% │ │
│ └─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Search Results URL
Generate direct links to saved search results.
GETTING RESULTS URL
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Method 1: From Search List
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Lists → Search → Saved Searches │
│ Find your search → Click "Results URL" link │
│ Copy the URL │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Method 2: URL Format
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ https://[account].app.netsuite.com/app/common/search/searchresults.nl │
│ ?searchid=[internal_id] │
│ │
│ OR by script ID: │
│ https://[account].app.netsuite.com/app/common/search/searchresults.nl │
│ ?searchid=customsearch_open_sales_orders │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
URL Parameters:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ searchid= Search internal ID or script ID │
│ &csv=T Export as CSV │
│ &pdf=T Export as PDF │
│ &e=T Edit mode (if user has access) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Making Searches Public
Control who can access the search.
PUBLIC VS PRIVATE SEARCHES
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
PRIVATE (Default):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Only the owner can see/run the search │
│ Good for: Personal views, development/testing │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
PUBLIC:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ All users with record access can see/run │
│ Still respects role permissions for records │
│ Good for: Team reports, standard views │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
AUDIENCE-RESTRICTED:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Public checkbox + Audience tab for specific roles │
│ Only listed roles can access │
│ Good for: Sensitive data, department-specific views │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Settings Location:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ General section: │
│ ☑ Public │
│ │
│ Audience tab: │
│ ○ All Roles │
│ ● Specific Roles: [✓] Sales Manager, [✓] Administrator │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Export Options
EXPORT FORMATS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
From Search Results Page:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ [Export] button options: │
│ │
│ CSV Comma-separated values (Excel compatible) │
│ XLS Native Excel format │
│ PDF Formatted PDF document │
│ Print Browser print dialog │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Export Size Limits:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CSV/XLS: Up to 10,000 rows per export │
│ (larger datasets use paging or scheduled export) │
│ │
│ PDF: Limited to displayed page │
│ (better for small, formatted reports) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Scheduled Export (Email Tab):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ For recurring exports: │
│ 1. Set up Email delivery │
│ 2. Choose attachment format │
│ 3. Schedule frequency │
│ 4. Exports run automatically │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Search Performance
PERFORMANCE OPTIMIZATION
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Slow Search Indicators:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ • Takes more than 30 seconds to load │
│ • Times out or shows error │
│ • Browser becomes unresponsive │
│ • Results take long to export │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Optimization Checklist:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ☑ Add date range filter (required for performance) │
│ ☑ Filter by transaction type │
│ ☑ Include Main Line filter │
│ ☑ Limit number of columns (< 15 recommended) │
│ ☑ Avoid complex formula filters │
│ ☑ Use indexed fields in criteria │
│ ☑ Remove "is not empty" as primary filter │
│ ☑ Consider summary search for aggregated data │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Indexed Fields (Fastest):
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Internal ID, Date, Type, Status, Entity, Account, Subsidiary │
│ Department, Class, Location, Item │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Next Steps
| Goal | Go To |
|---|---|
| Review filter options | Filters & Operators → |
| Create formula columns | Formulas → |
| SuiteScript integration | SDF Saved Searches → |
| Back to overview | Saved Search Overview → |