Unit of Measure Flow Map
Complete guide to handling multiple units of measure (UOM) in NetSuite - from purchase to sale with conversions.
Unit of Measure Overview
UNIT OF MEASURE CONCEPT
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
SAME ITEM - DIFFERENT UNITS
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ PURCHASE INVENTORY SALE │
│ (Buy in bulk) (Track in base) (Sell individually) │
│ │
│ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ CASE │ │ EACH │ │ 6-PACK │ │
│ │ (24 ea) │ ─────────▶ │ (Base UOM) │ ──────────▶ │ (6 ea) │ │
│ │ │ converts │ │ converts │ │ │
│ │ 1 case │ │ 24 each │ │ 4 packs │ │
│ │ $48.00 │ │ @ $2.00 │ │ $15.00 ea │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ └─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Key Principle: Inventory quantity ALWAYS tracked in BASE (Stock) unit
UOM Configuration
Unit Types and Conversions
UNIT TYPE STRUCTURE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Unit Type: Beverage Units
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ BASE UNIT: Each (EA) │
│ ───────────────────── │
│ │
│ Unit Name Abbreviation Conversion Rate Conversion Formula │
│ ──────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Each EA 1.00 1 EA = 1 EA (base) │
│ 6-Pack 6PK 6.00 1 6PK = 6 EA │
│ 12-Pack 12PK 12.00 1 12PK = 12 EA │
│ Case CS 24.00 1 CS = 24 EA │
│ Pallet PLT 1440.00 1 PLT = 60 CS = 1440 EA│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Unit Type: Weight Units
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ BASE UNIT: Pound (LB) │
│ ───────────────────── │
│ │
│ Unit Name Abbreviation Conversion Rate Conversion Formula │
│ ──────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Ounce OZ 0.0625 16 OZ = 1 LB │
│ Pound LB 1.00 1 LB = 1 LB (base) │
│ Kilogram KG 2.20462 1 KG = 2.20462 LB │
│ Ton TON 2000.00 1 TON = 2000 LB │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Item UOM Setup
ITEM UNIT OF MEASURE CONFIGURATION
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Item: Soda - Cola 12oz Can
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Units Type: Beverage Units │
│ │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ STOCK UNIT (Inventory Tracking) │ │
│ │ ───────────────────────────────── │ │
│ │ Unit: Each (EA) │ │
│ │ On Hand: 2,400 EA │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ PURCHASE UNIT (Default for PO/Bill) │ │
│ │ ───────────────────────────────────── │ │
│ │ Unit: Case (CS) │ │
│ │ Purchase Price: $48.00 per case │ │
│ │ On Hand: 100 CS (= 2,400 EA) │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ SALE UNIT (Default for SO/Invoice) │ │
│ │ ───────────────────────────────────── │ │
│ │ Unit: 6-Pack (6PK) │ │
│ │ Sale Price: $7.99 per 6-pack │ │
│ │ Available: 400 6PK (= 2,400 EA) │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
UOM in Transactions
Purchase Flow with UOM
PURCHASE WITH UNIT CONVERSION
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
PURCHASE ORDER #PO-001
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Item: Soda - Cola 12oz Can │
│ Quantity: 50 CS (Cases) │
│ Unit Price: $48.00 per CS │
│ Line Total: $2,400.00 │
│ │
│ Conversion Note: │
│ 50 CS × 24 EA/CS = 1,200 EA will be added to inventory │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
ITEM RECEIPT #IR-001
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Received: 50 CS │
│ │
│ Inventory Impact: │
│ ├── Stock Unit: +1,200 EA │
│ ├── Unit Cost: $48.00 ÷ 24 = $2.00 per EA │
│ └── Inventory Value: $2,400.00 │
│ │
│ Before: 1,200 EA │
│ After: 2,400 EA │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
GL Entry (in base units):
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Inventory Asset (1,200 EA @ $2.00) $2,400 Dr │
│ IRNB $2,400 Cr │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sales Flow with UOM
SALES WITH UNIT CONVERSION
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
SALES ORDER #SO-001
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Item: Soda - Cola 12oz Can │
│ Quantity: 100 6PK (6-Packs) │
│ Unit Price: $7.99 per 6PK │
│ Line Total: $799.00 │
│ │
│ Conversion Note: │
│ 100 6PK × 6 EA/6PK = 600 EA will be removed from inventory │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
ITEM FULFILLMENT #IF-001
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Shipped: 100 6PK │
│ │
│ Inventory Impact: │
│ ├── Stock Unit: -600 EA │
│ └── Unit Cost: $2.00 per EA (from receipt) │
│ │
│ Before: 2,400 EA │
│ After: 1,800 EA │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
▼
INVOICE #INV-001
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Billed: 100 6PK @ $7.99 = $799.00 │
│ │
│ Cost Calculation (in base units): │
│ 600 EA × $2.00 = $1,200.00 COGS │
│ │
│ Profit Analysis: │
│ Revenue: $799.00 │
│ COGS: $1,200.00 │
│ Loss: ($401.00) ← Selling below cost! │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
GL Entry:
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Accounts Receivable $799.00 Dr │
│ Sales Revenue $799.00 Cr │
│ │
│ COGS (600 EA @ $2.00) $1,200.00 Dr │
│ Inventory Asset $1,200.00 Cr │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Master UOM Flow Diagram
UNIT OF MEASURE TRANSACTION FLOW
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
VENDOR WAREHOUSE CUSTOMER
────── ───────── ────────
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ VENDOR │ │ CUSTOMER │
│ SHIPS │ │ ORDERS │
│ │ │ │
│ 50 CS │ │ 100 6PK │
│ (Cases) │ │ (6-Packs) │
└──────┬──────┘ └──────┬──────┘
│ │
│ Purchase UOM Sale UOM │
│ │
▼ ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ NETSUITE │
│ │
│ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────┐│
│ │ ITEM RECEIPT │ │ INVENTORY │ │ INVOICE ││
│ │ │ │ │ │ ││
│ │ Entry: 50 CS │ │ Stock Unit: │ │ Entry: ││
│ │ Convert: ×24 │ ───────▶ │ Each (EA) │ ───────▶ │ 100 6PK ││
│ │ Stock: 1200 EA │ │ │ │ Convert: ×6││
│ │ │ │ Balance: │ │ Stock:600EA││
│ │ Cost/EA: $2.00 │ │ +1200 EA │ │ ││
│ │ │ │ -600 EA │ │ COGS: ││
│ │ │ │ = 600 EA │ │ 600×$2=$1200│
│ └─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────┘│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
▲ ▲
│ │
┌───┴───────────────────────────────────────────────────────────┴───┐
│ │
│ ALL INVENTORY TRANSACTIONS CONVERT TO/FROM STOCK (BASE) UNIT │
│ │
│ • Receipts: Transaction UOM → Stock UOM │
│ • Fulfillments: Stock UOM → Transaction UOM │
│ • Costing: Always calculated in Stock UOM │
│ • Reporting: Can display in any unit │
│ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Price per Unit Handling
Base Price vs Unit Price
PRICING WITH MULTIPLE UNITS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Item: Widget
Base Unit: Each (EA)
Base Price: $10.00 per EA
Price Calculations by Unit:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Unit Conversion Calculated Price Override Price │
│ ──────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Each (EA) 1 $10.00 $10.00 │
│ Pair 2 $20.00 $18.00 (10% discount) │
│ Dozen 12 $120.00 $100.00 (bulk discount) │
│ Case (48) 48 $480.00 $400.00 (volume discount) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
On Sales Order:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Sell 5 Dozens: │
│ │
│ System calculates: 5 × $100.00 = $500.00 (using override price) │
│ Stock deducted: 5 × 12 = 60 EA │
│ COGS: 60 EA × unit cost │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Cost Averaging with UOM
AVERAGE COST CALCULATION WITH MIXED UNITS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Scenario: Multiple receipts at different unit prices
Receipt 1: 10 CS @ $48.00/CS
Stock: 10 × 24 = 240 EA
Cost/EA: $48.00 ÷ 24 = $2.00/EA
Value: $480.00
Receipt 2: 5 CS @ $52.80/CS (price increase)
Stock: 5 × 24 = 120 EA
Cost/EA: $52.80 ÷ 24 = $2.20/EA
Value: $264.00
Average Cost Calculation:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Total Quantity: 240 + 120 = 360 EA │
│ Total Value: $480 + $264 = $744.00 │
│ │
│ Average Cost: $744 ÷ 360 = $2.0667 per EA │
│ │
│ Displayed by Unit: │
│ • Per Each: $2.07 │
│ • Per Case: $2.07 × 24 = $49.60 │
│ • Per 6-Pack: $2.07 × 6 = $12.40 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
UOM in Reports and Searches
Quantity Conversion in Reports
INVENTORY REPORT - MULTIPLE UNIT VIEWS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Item: Soda - Cola 12oz Can
Stock Quantity: 2,400 EA
Report Output Options:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ View by Stock Unit: │
│ └── 2,400 Each │
│ │
│ View by Purchase Unit: │
│ └── 100 Cases (2,400 ÷ 24) │
│ │
│ View by Sale Unit: │
│ └── 400 6-Packs (2,400 ÷ 6) │
│ │
│ Multi-Unit Display: │
│ └── 100 Cases = 400 6-Packs = 2,400 Each │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
SuiteQL with UOM
-- Inventory quantities with stock unit info
SELECT
i.itemid AS item,
i.displayname,
il.quantityonhand AS stock_qty,
i.stockunit AS stock_unit_id,
i.purchaseunit AS purchase_unit_id,
i.saleunit AS sale_unit_id
FROM
item i
JOIN
inventoryitemlocations il ON i.id = il.item
WHERE
i.itemtype = 'InvtPart'
AND il.quantityonhand > 0
-- Transaction line quantities with unit details
SELECT
t.tranid,
t.type,
i.itemid,
tl.quantity AS transaction_qty,
tl.units AS unit_id,
tl.rate AS unit_price,
tl.netamount
FROM
transactionline tl
JOIN
transaction t ON tl.transaction = t.id
JOIN
item i ON tl.item = i.id
WHERE
t.type = 'SalesOrd'
AND tl.mainline = 'F'
AND tl.item IS NOT NULL
-- Get unit conversion rates from unitstype
SELECT
ut.name AS units_type_name,
uom.unitname,
uom.abbreviation,
uom.conversionrate,
uom.baseunit
FROM
unitstype ut
JOIN
unitstypeuom uom ON ut.id = uom.unitstype
ORDER BY
ut.name, uom.conversionrate
Common UOM Scenarios
Selling Fractional Units
FRACTIONAL UNIT SALES
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Scenario: Selling fabric by the yard (allowing partial yards)
Unit Setup:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Base Unit: Yard (YD) - allows decimals │
│ Purchase Unit: Roll (50 YD) │
│ Sale Unit: Yard (YD) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Transaction:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Customer orders: 3.5 YD │
│ Stock deducted: 3.5 YD │
│ Price: $15.00/YD × 3.5 = $52.50 │
│ │
│ Remaining stock: 50 - 3.5 = 46.5 YD │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Catch Weight Items
CATCH WEIGHT HANDLING
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Scenario: Buying by case, selling by actual weight
Item: Fresh Fish
Transaction Unit: Case (nominal 10 LB)
Pricing Unit: Pound (actual weight)
Purchase:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Ordered: 5 Cases (nominal 50 LB) │
│ Actual received: 48.5 LB │
│ Cost: $5.00/LB × 48.5 = $242.50 │
│ Stock: 48.5 LB │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sale:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Customer requests: 2 Cases │
│ Actual weight packed: 19.8 LB │
│ Price: $12.00/LB × 19.8 = $237.60 │
│ Stock deducted: 19.8 LB │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Best Practices
Setup
| Practice | Benefit |
|---|---|
| Standardize unit types | Consistency across items |
| Define clear base unit | Simple inventory tracking |
| Set appropriate defaults | Reduce entry errors |
| Document conversions | Clear understanding |
Operations
| Practice | Benefit |
|---|---|
| Verify unit on transactions | Prevent quantity errors |
| Double-check pricing per unit | Avoid pricing mistakes |
| Use consistent units in orders | Simplify fulfillment |
| Train users on UOM system | Reduce errors |
Reporting
| Practice | Benefit |
|---|---|
| Report in meaningful units | Better decision making |
| Compare like-to-like units | Accurate analysis |
| Include unit in exports | Avoid confusion |
| Validate unit conversions | Catch setup errors |
Next Steps
- Inventory Flow Map - Inventory movements
- GL Flow Map - Costing entries
- Transaction Linkage - Record relationships