Inventory Flow Map
A comprehensive diagram showing all possible inventory movements across all transaction types.
Master Inventory Flow Diagram
COMPLETE INVENTORY FLOW MAP
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
EXTERNAL WORLD
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ VENDORS CUSTOMERS SUBCONTRACTORS │
│ │ ▲ │ │
│ │ Purchase │ Sell │ Outsource │
│ ▼ │ ▼ │
└─────────┼──────────────────────────────────┼──────────────────────────────────┼─────────────┘
│ │ │
══════════════╪══════════════════════════════════╪══════════════════════════════════╪═════════════
│ │ │
│ INVENTORY BOUNDARIES │ │
│ │ │
┌─────────▼──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────▼─────────────┐
│ │
│ YOUR NETSUITE INVENTORY │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ INVENTORY IN │ │
│ │ │ │
│ │ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │ │
│ │ │ ITEM RECEIPT │ │ CUSTOMER │ │ WORK ORDER │ │ INVENTORY │ │ │
│ │ │ (from PO) │ │ RETURN │ │ COMPLETION │ │ ADJUSTMENT │ │ │
│ │ │ │ │ (RMA) │ │ (finished) │ │ (increase) │ │ │
│ │ │ Vendor → You │ │ Customer → You│ │ WIP → FG │ │ Found/Correct │ │ │
│ │ └───────┬───────┘ └───────┬───────┘ └───────┬───────┘ └───────┬───────┘ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ Qty ↑ │ Qty ↑ │ Qty ↑ │ Qty ↑ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ ▼ ▼ ▼ ▼ │ │
│ │ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │ │
│ │ │ VENDOR BILL │ │ CREDIT MEMO │ │ ASSEMBLY │ │ PHYSICAL │ │
│ │ │ (Direct) │ │ (with return) │ │ BUILD │ │ COUNT │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ (if + adj) │ │ │
│ │ │ Qty ↑ + GL │ │ Qty ↑ + GL │ │ Qty ↑ + GL │ │ Qty ↑ │ │ │
│ │ └───────────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘ │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │ │
│ │ │
│ ▼ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ INVENTORY POOL │ │
│ │ │ │
│ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ LOCATION A LOCATION B LOCATION C IN TRANSIT │ │ │
│ │ │ ┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌──────────┐ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ On Hand │◄─────►│ On Hand │◄─────►│ On Hand │◄─────►│ On Hand │ │ │ │
│ │ │ │ Available │ │ Available │ │ Available │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ Committed │ │ Committed │ │ Committed │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ └───────────┘ └───────────┘ └───────────┘ └──────────┘ │ │ │
│ │ │ ▲ ▲ ▲ │ │ │
│ │ │ │ TRANSFER ORDER │ TRANSFER ORDER │ │ │ │
│ │ │ │ INVENTORY TRANSFER│ INVENTORY TRANSFER│ │ │ │
│ │ │ ▼ ▼ ▼ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │ │
│ │ │
│ ▼ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ INVENTORY OUT │ │
│ │ │ │
│ │ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │ │
│ │ │ ITEM │ │ CASH SALE │ │ WORK ORDER │ │ INVENTORY │ │ │
│ │ │ FULFILLMENT │ │ │ │ ISSUE │ │ ADJUSTMENT │ │ │
│ │ │ (from SO) │ │ Sell + Ship │ │ (components) │ │ (decrease) │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ You → Customer│ │ You → Customer│ │ Raw → WIP │ │ Lost/Damaged │ │ │
│ │ └───────┬───────┘ └───────┬───────┘ └───────┬───────┘ └───────┬───────┘ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ Qty ↓ │ Qty ↓ │ Qty ↓ │ Qty ↓ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ ▼ ▼ ▼ ▼ │ │
│ │ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │ │
│ │ │ INVOICE │ │ │ │ ASSEMBLY │ │ PHYSICAL │ │ │
│ │ │ (Direct) │ │ │ │ BUILD │ │ COUNT │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ (components) │ │ (if - adj) │ │ │
│ │ │ Qty ↓ + GL │ │ │ │ Qty ↓ │ │ Qty ↓ │ │ │
│ │ └───────────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘ │ │
│ │ │ │
│ │ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │ │
│ │ │ VENDOR │ │ VENDOR │ │ │
│ │ │ RETURN AUTH │ │ CREDIT │ │ │
│ │ │ (ship back) │ │ (return item) │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ You → Vendor │ │ Qty ↓ + GL │ │ │
│ │ └───────────────┘ └───────────────┘ │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Inventory Movement Summary
Inventory IN (Increases On Hand)
SOURCES OF INVENTORY
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
FROM VENDORS:
┌──────────────────┐
│ Purchase Order │ ──▶ Item Receipt ──▶ [+] INVENTORY
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Vendor Bill │ ──▶ (Direct Bill) ──▶ [+] INVENTORY
│ (no PO) │
└──────────────────┘
FROM CUSTOMERS (Returns):
┌──────────────────┐
│ RMA │ ──▶ Customer Return ──▶ [+] INVENTORY
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Credit Memo │ ──▶ (with item return) ──▶ [+] INVENTORY
│ (standalone) │
└──────────────────┘
FROM MANUFACTURING:
┌──────────────────┐
│ Work Order │ ──▶ WO Completion ──▶ [+] FINISHED GOODS
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Assembly Build │ ──▶ (one step) ──▶ [+] FINISHED GOODS
└──────────────────┘
FROM ADJUSTMENTS:
┌──────────────────┐
│ Inventory │ ──▶ [+] INVENTORY
│ Adjustment (+) │
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Physical Count │ ──▶ (if actual > book) ──▶ [+] INVENTORY
└──────────────────┘
FROM TRANSFERS:
┌──────────────────┐
│ Transfer Order │ ──▶ Item Receipt ──▶ [+] DESTINATION LOCATION
│ (receive) │
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Inventory │ ──▶ [+] TO LOCATION
│ Transfer │
└──────────────────┘
Inventory OUT (Decreases On Hand)
DESTINATIONS OF INVENTORY
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
TO CUSTOMERS:
┌──────────────────┐
│ Sales Order │ ──▶ Item Fulfillment ──▶ [-] INVENTORY
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Invoice │ ──▶ (Direct Invoice) ──▶ [-] INVENTORY
│ (no SO) │
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Cash Sale │ ──▶ [-] INVENTORY
└──────────────────┘
TO VENDORS (Returns):
┌──────────────────┐
│ Vendor Return │ ──▶ Return Auth Ship ──▶ [-] INVENTORY
│ Authorization │
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Vendor Credit │ ──▶ (with item return) ──▶ [-] INVENTORY
└──────────────────┘
TO MANUFACTURING:
┌──────────────────┐
│ Work Order │ ──▶ WO Issue ──▶ [-] COMPONENTS
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Assembly Build │ ──▶ [-] COMPONENTS
└──────────────────┘
TO ADJUSTMENTS:
┌──────────────────┐
│ Inventory │ ──▶ [-] INVENTORY
│ Adjustment (-) │
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Physical Count │ ──▶ (if actual < book) ──▶ [-] INVENTORY
└──────────────────┘
TO TRANSFERS:
┌──────────────────┐
│ Transfer Order │ ──▶ Item Fulfillment ──▶ [-] SOURCE LOCATION
│ (fulfill) │
└──────────────────┘
┌──────────────────┐
│ Inventory │ ──▶ [-] FROM LOCATION
│ Transfer │
└──────────────────┘
Quantity Types Explained
INVENTORY QUANTITY TYPES
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ON HAND = Physical quantity in warehouse │
│ │
│ COMMITTED = Reserved for Sales Orders / Transfer Orders │
│ │
│ ON ORDER = Expected from Purchase Orders │
│ │
│ AVAILABLE = ON HAND - COMMITTED + ON ORDER │
│ = What you can promise to customers │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Example:
On Hand: 100 units (physically in warehouse)
Committed: 30 units (reserved for SO-001, SO-002)
On Order: 50 units (coming from PO-001)
─────────────────────────
Available: 120 units (100 - 30 + 50)
What Changes Each Quantity?
| Transaction | On Hand | Committed | On Order | Available |
|---|---|---|---|---|
| Sales Order | — | +X | — | -X |
| Item Fulfillment | -X | -X | — | — |
| Purchase Order | — | — | +X | +X |
| Item Receipt | +X | — | -X | — |
| Transfer Order (create) | — | +X | — | -X |
| Transfer Order (fulfill) | -X | -X | — | — |
| Transfer Order (receive) | +X | — | — | +X |
| Work Order (create) | — | +X (comp) | — | -X |
| Work Order Issue | -X | -X | — | — |
| Work Order Complete | +X (FG) | — | — | +X |
| Inventory Adjustment (+) | +X | — | — | +X |
| Inventory Adjustment (-) | -X | — | — | -X |
| Cash Sale | -X | — | — | -X |
Costing Methods and Inventory
HOW COSTING AFFECTS INVENTORY VALUE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Same Physical Movement, Different $ Values:
PURCHASE: 100 units @ varying prices
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Receipt #1: 50 @ $10 = $500 │
│ Receipt #2: 30 @ $12 = $360 │
│ Receipt #3: 20 @ $15 = $300 │
│ ───────────────────────────────── │
│ Total: 100 units, $1,160 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
SALE: 40 units - What's the cost?
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ AVERAGE: 40 × $11.60 = $464 │
│ (total value / total qty) │
│ │
│ FIFO: 40 × $10.00 = $400 │
│ (oldest first) │
│ │
│ LIFO: 20 × $15 + 20 × $12 = $540 │
│ (newest first) │
│ │
│ STANDARD: 40 × $11.00 = $440 + variance │
│ (predetermined cost) │
│ │
│ LOT/SERIAL: Actual cost of specific units sold │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Complete Transaction Chain
FULL LIFECYCLE: PURCHASE TO SALE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
VENDOR ──────────────────────────────────────────────────────────────▶ CUSTOMER
│ YOUR COMPANY │
│ │
│ ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌───────────────┐ ┌─────────┐ │
│ │ PO │──▶│ Receipt │──▶│ INVENTORY │──▶│Fulfill │──▶──│
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │On Order │ │ On Hand │ │ On Hand │ │ On Hand │ │
│ │ +50 │ │ +50 │ │ Available for │ │ -30 │ │
│ │ │ │ │ │ sale │ │ │ │
│ └─────────┘ └─────────┘ └───────────────┘ └─────────┘ │
│ │ │
│ │ │
│ ┌────────────────┼────────────────┐ │
│ │ │ │ │
│ ▼ ▼ ▼ │
│ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ │
│ │ Transfer │ │ Mfg │ │ Adjust │ │
│ │ to Loc B │ │ Build │ │ │ │
│ │ │ │ Assembly │ │ │ │
│ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ │
│ │
▼ ▼
Quick Reference
Transaction to Inventory Impact
| Source | Transaction | Inventory Effect |
|---|---|---|
| Purchase | Item Receipt | +On Hand |
| Purchase | Vendor Bill (Direct) | +On Hand |
| Purchase | Vendor Return | -On Hand |
| Sales | Item Fulfillment | -On Hand |
| Sales | Cash Sale | -On Hand |
| Sales | Invoice (Direct) | -On Hand |
| Sales | Customer Return | +On Hand |
| Manufacturing | WO Issue | -Components |
| Manufacturing | WO Complete | +Finished Goods |
| Manufacturing | Assembly Build | -Components, +Finished |
| Inventory | Adjustment (+) | +On Hand |
| Inventory | Adjustment (-) | -On Hand |
| Inventory | Transfer | -Source, +Destination |
| Inventory | Physical Count | Adjust to actual |
Next Steps
- GL Flow Map - See all financial entries
- Data Map Overview - Return to overview