Serial Lifecycle
Track every stage of a serialized item from creation to disposal.
Lifecycle Stages
SERIAL NUMBER LIFECYCLE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ CREATION INVENTORY SOLD POST-SALE │
│ ──────── ───────── ──── ───────── │
│ │
│ ┌───────┐ ┌───────┐ ┌───────┐ ┌───────┐ │
│ │Receipt│ → │In Stock│ → │Shipped│ → │Customer│ │
│ └───────┘ └───────┘ └───────┘ └───────┘ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ ▼ │ ▼ │
│ │ ┌───────────┐ │ ┌───────────┐ │
│ │ │ Transfer │ │ │ Return │ │
│ │ │ Count │ │ │ Repair │ │
│ │ │ Adjust │ │ │ Replace │ │
│ │ └───────────┘ │ │ Scrap │ │
│ │ │ └───────────┘ │
│ │ │ │
│ └──────────────────── TRACEABILITY ───────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Stage 1: Creation (Receipt)
SERIAL CREATION
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Source: Item Receipt from Purchase Order
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Transaction: IR-2024-0145 │
│ Date: 12/25/2024 │
│ Vendor: Tech Distributors │
│ PO: PO-2024-0089 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Item: LAPTOP-PRO (Serialized Inventory Item) │
│ Quantity: 3 │
│ │
│ Serials Created: │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Serial │ Location │ Bin │ Status │ Cost │ │
│ ├─────────────────┼────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┤ │
│ │ LT-202412-0001 │ Main Warehouse │ ELEC-01 │ Available │ $1,200.00 │ │
│ │ LT-202412-0002 │ Main Warehouse │ ELEC-01 │ Available │ $1,200.00 │ │
│ │ LT-202412-0003 │ Main Warehouse │ ELEC-01 │ Available │ $1,200.00 │ │
│ └─────────────────┴────────────────┴──────────┴───────────┴─────────────┘ │
│ │
│ GL Impact: │
│ DR: Inventory Asset $3,600.00 │
│ CR: Accounts Payable $3,600.00 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Stage 2: In Stock
Transfer Between Locations
SERIAL TRANSFER
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Transfer Order: TO-2024-0078
From: Main Warehouse
To: Retail Store
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Item Fulfillment (Ship from Main Warehouse): │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Serial │ From Location │ Status │ │
│ ├─────────────────┼─────────────────┼────────────────────────────────────┤ │
│ │ LT-202412-0001 │ Main Warehouse │ In Transit │ │
│ └─────────────────┴─────────────────┴────────────────────────────────────┘ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Item Receipt (Receive at Retail Store): │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Serial │ To Location │ Status │ │
│ ├─────────────────┼─────────────────┼────────────────────────────────────┤ │
│ │ LT-202412-0001 │ Retail Store │ Available │ │
│ └─────────────────┴─────────────────┴────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ⚠️ Serial number maintained - only location changes │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Inventory Count
SERIAL COUNT VERIFICATION
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Physical Count Sheet:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Location: Main Warehouse │
│ Item: LAPTOP-PRO │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ System Serials: │ Counted Serials: │
│ ┌──────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────┐ │
│ │ LT-202412-0002 │ │ │ LT-202412-0002 ✓ │ │
│ │ LT-202412-0003 │ │ │ LT-202412-0003 ✓ │ │
│ └──────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────┘ │
│ │ │
│ Match: 2/2 serials verified │ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
If serial missing:
→ Adjustment required
→ Investigation for theft/misplacement
Stage 3: Sale (Fulfillment)
SERIAL SALE PROCESS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Sales Order: SO-2024-1234
Customer: Acme Corporation
Item: LAPTOP-PRO
Quantity: 1
Step 1: Sales Order (Committed)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Serial LT-202412-0002 selected for this order │
│ Status: Committed (reserved, not yet shipped) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 2: Item Fulfillment (Shipped)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Transaction: IF-2024-0567 │
│ Ship Date: 12/28/2024 │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Serial │ Status │ Ship To │ │
│ ├─────────────────┼──────────┼───────────────────────────────────────────┤ │
│ │ LT-202412-0002 │ Sold │ Acme Corporation, 123 Main St │ │
│ └─────────────────┴──────────┴───────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ GL Impact (on invoice): │
│ DR: Accounts Receivable $1,800.00 │
│ CR: Revenue $1,800.00 │
│ │
│ DR: Cost of Goods Sold $1,200.00 │
│ CR: Inventory Asset $1,200.00 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Serial LT-202412-0002 now permanently linked to:
• Customer: Acme Corporation
• Invoice: INV-2024-0789
• Ship Date: 12/28/2024
Stage 4: Post-Sale
Customer Return
SERIAL RETURN PROCESS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
RMA: RMA-2024-0034
Original Sale: SO-2024-1234
Serial: LT-202412-0002
Reason: Defective - won't power on
Return Receipt:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Transaction: IR-2024-0189 (RMA Receipt) │
│ Date: 01/10/2025 │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Serial │ Status │ Disposition │ │
│ ├─────────────────┼───────────┼──────────────────────────────────────────┤ │
│ │ LT-202412-0002 │ Returned │ Pending inspection │ │
│ └─────────────────┴───────────┴──────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Disposition Options:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Option 1: Repair and Return to Customer │
│ ────────────────────────────────────── │
│ • Repair completed → Ship same serial back to customer │
│ • Serial history shows: Sold → Returned → Repaired → Re-shipped │
│ │
│ Option 2: Replace with New Unit │
│ ──────────────────────────────── │
│ • Ship new serial (LT-202412-0010) to customer │
│ • Original serial (LT-202412-0002) returned to inventory or scrapped │
│ │
│ Option 3: Credit Customer │
│ ───────────────────────── │
│ • Issue credit memo for returned unit │
│ • Serial returned to available inventory │
│ │
│ Option 4: Scrap Unit │
│ ──────────────────── │
│ • Unit unrepairable │
│ • Inventory adjustment to write off │
│ • Serial marked as scrapped │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Scrap/Disposal
SERIAL SCRAP PROCESS
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
Inventory Adjustment: ADJ-2024-0056
Reason: Unit damaged beyond repair
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Item: LAPTOP-PRO │
│ Serial: LT-202412-0002 │
│ Adjustment Qty: -1 │
│ Adjustment Account: Inventory Write-off │
│ │
│ GL Impact: │
│ DR: Inventory Write-off Expense $1,200.00 │
│ CR: Inventory Asset $1,200.00 │
│ │
│ Serial Status: Scrapped (no longer in inventory) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Complete Serial History Example
SERIAL HISTORY: LT-202412-0002
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Date │ Transaction │ Type │ Details │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 12/25/2024 │ IR-2024-0145 │ Receipt │ Received from Tech Dist. │
│ │ │ │ Location: Main Warehouse │
│ │ │ │ Cost: $1,200.00 │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 12/26/2024 │ BT-2024-0012 │ Bin Transfer │ RCV-01 → ELEC-01 │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 12/27/2024 │ SO-2024-1234 │ Committed │ Reserved for Acme Corp │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 12/28/2024 │ IF-2024-0567 │ Fulfillment │ Shipped to Acme Corp │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 12/28/2024 │ INV-2024-0789 │ Invoice │ Billed $1,800.00 │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 01/10/2025 │ RMA-2024-0034 │ Return Auth │ Customer return requested │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 01/12/2025 │ IR-2024-0189 │ RMA Receipt │ Returned, defective │
├─────────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 01/15/2025 │ ADJ-2024-0056 │ Adjustment │ Scrapped - unrepairable │
└─────────────┴───────────────┴────────────────┴─────────────────────────────┘
Total Ownership Duration: 21 days (12/25/2024 - 01/15/2025)
Final Status: Scrapped
SuiteQL: Serial Lifecycle Query
-- Complete serial lifecycle history
SELECT
t.trandate AS date,
t.tranid AS transaction,
t.type AS type,
CASE t.type
WHEN 'ItemRcpt' THEN 'Receipt'
WHEN 'ItemShip' THEN 'Fulfillment'
WHEN 'InvAdjst' THEN 'Adjustment'
WHEN 'InvTrnfr' THEN 'Transfer'
ELSE t.type
END AS transaction_type,
COALESCE(c.companyname, v.companyname, '') AS entity,
t.memo
FROM
inventoryassignment ia
JOIN
transactionline tl ON ia.transactionline = tl.id
JOIN
transaction t ON tl.transaction = t.id
JOIN
inventorynumber inv ON ia.inventorynumber = inv.id
LEFT JOIN
customer c ON t.entity = c.id AND t.type IN ('ItemShip', 'CustInvc')
LEFT JOIN
vendor v ON t.entity = v.id AND t.type = 'ItemRcpt'
WHERE
inv.inventorynumber = 'LT-202412-0002'
ORDER BY
t.trandate, t.id
Next Steps
| Goal | Go To |
|---|---|
| Lot tracking | Lot Tracking → |
| Bin management | Bin Management → |
| Return to Serial overview | Serial Tracking → |