Employee Flow

Documentation of employee-related transactions in NetSuite - expense reports, payroll, and reimbursements.

---

In This Section

Page	Description
Expense Reports	Complete expense report flow with GL impact

---

Employee Transactions Overview

EMPLOYEE FLOW OVERVIEW
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════

                           ┌─────────────────────────────────────┐
                           │           EMPLOYEE                  │
                           │         TRANSACTIONS                │
                           └──────────────┬──────────────────────┘
                                          │
              ┌───────────────────────────┼───────────────────────────┐
              │                           │                           │
              ▼                           ▼                           ▼
    ┌─────────────────┐         ┌─────────────────┐         ┌─────────────────┐
    │ EXPENSE REPORT  │         │    PAYROLL      │         │  TIME TRACKING  │
    │                 │         │    (Future)     │         │    (Future)     │
    │ • Business exp  │         │                 │         │                 │
    │ • Reimbursement │         │                 │         │                 │
    │ • Corporate card│         │                 │         │                 │
    └────────┬────────┘         └─────────────────┘         └─────────────────┘
             │
             ▼
    ┌─────────────────┐
    │  PAYMENT        │
    │  (Bill Payment) │
    │                 │
    │  Dr. A/P        │
    │  Cr. Bank       │
    └─────────────────┘

---

Expense Report Flow

The most common employee transaction - requesting reimbursement for business expenses.

EXPENSE REPORT LIFECYCLE
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════

    EMPLOYEE                           APPROVER                    FINANCE
        │                                  │                          │
        │  ┌─────────────────────┐         │                          │
        ├─▶│ Create Expense      │         │                          │
        │  │ Report              │         │                          │
        │  │ Status: Pending     │         │                          │
        │  └──────────┬──────────┘         │                          │
        │             │                    │                          │
        │             ▼                    │                          │
        │  ┌─────────────────────┐         │                          │
        │  │ Submit for Approval │────────▶│                          │
        │  │ Status: Pending     │         │                          │
        │  │ Approval            │         │                          │
        │  └─────────────────────┘         │                          │
        │                                  │                          │
        │                     ┌────────────┴────────────┐             │
        │                     │                         │             │
        │                     ▼                         ▼             │
        │          ┌─────────────────┐      ┌─────────────────┐       │
        │          │    APPROVE      │      │    REJECT       │       │
        │          │                 │      │                 │       │
        │          │ Status: Approved│      │ Status: Rejected│       │
        │          │ for Payment     │      │                 │       │
        │          └────────┬────────┘      └─────────────────┘       │
        │                   │                                         │
        │                   ▼                                         │
        │          ┌─────────────────────────────────────────────────▶│
        │          │                                                  │
        │          │                              ┌─────────────────┐ │
        │          │                              │ Pay Employee    │ │
        │          │                              │ (Bill Payment)  │ │
        │          │                              │                 │ │
        │          │                              │ Status: Paid    │ │
        │          │                              └─────────────────┘ │
        │          │                                                  │

---

GL Impact Summary

Transaction	GL Impact	Accounts
Expense Report (Approved)	Yes	Expense accounts (Dr), A/P Employee (Cr)
Bill Payment	Yes	A/P Employee (Dr), Cash/Bank (Cr)

---

Next Steps

• Expense Reports - Complete expense report flow